Mise en place d’un programme d’assurance international : les étapes essentielles

Etat des lieux

Un certain nombre d’étapes préalables sont nécessaires avant de mettre en place un programme d’assurance international dans de bonnes conditions. En effet, un tel dispositif ne peut réussir sans une démarche préparatoire permettant de réunir un certain nombre de facteurs qui sont autant de pré-requis. Et avant de se lancer, il faut commencer par dresser un état des lieux.

Le but : déterminer les principaux enjeux et points de blocage à prendre en compte lors de la structuration et de la mise en place des solutions retenues. Pour cela, il convient de se poser les bonnes questions :

• Quelles sont les expositions et les risques identifiés en France et à l’international ?
• Les solutions locales mises en place répondent-elles à l’ensemble des risques auxquels vous êtes exposé ?
• Quelles sont les contraintes législatives ou réglementaires locales à respecter ?
• Quelle est la politique de l’entreprise en matière d’assurance (curseur de transfert des risques, niveaux de rétention) ?
• Quel(s) degré(s) d’autonomie souhaité(s) pour les filiales ?
• Quels sont les moyens de communication à disposition ?
• Qui sont les pilotes et relais de la politique assurance au sein des filiales (rôle de la direction générale, responsable interne au niveau du groupe) ?
• Sur quels prestataires s’appuyer : conseil et assureurs ?

Mise en place

Une fois cet état des lieux réalisé, vous pouvez passer à l’étape suivante, celle de la mise en place d’un programme d’assurance.

Il faut l’envisager comme un projet qu’il faudra mener étape par étape. La constitution d’un rétroplanning à ce stade est fortement recommandée, afin de respecter les différentes deadlines imposées, notamment en matière de résiliation des contrats d’assurance en place et de prise d’effet des garanties. A ce titre, une attention toute particulière devra être portée aux pays appliquant le « cash before cover », où les garanties ne peuvent être effectives qu’après paiement de la prime d’assurance.

La communication et l’accompagnement sont la clé dans la réussite de la mise en place et l’administration d’un programme d’assurance international.

Communiquer

C’est en effet l’une des composantes de la réussite d’un tel programme. Communiquer clairement et rapidement auprès des filiales du groupe afin de les convaincre ou de les rassurer est essentiel.

En effet, nous constatons couramment certaines formes de « résistance » des filiales, qui ressentent cette initiative comme une remise en cause de leur autonomie ou un facteur d’insécurité quant à l’étendue de leurs couvertures.

Identifier les interlocuteurs

Autre facteur de réussite : l’identification des interlocuteurs internes et externes, qui vous aideront à respecter un schéma de communication simple, afin d’augmenter l’efficience du process de mise en place du programme.

Ces interlocuteurs, qui sont-ils ?

La maison-mère, d’abord. C’est elle qui définit la politique d’assurance pour le groupe, décide de la mise en place des assurances pour le groupe et informe les filiales. C’est elle qui signe également les polices master, règle les primes France et DIC/DIL, déclare les sinistres et est informée des sinistres à l’étranger.

La filiale locale, ensuite. Elle reçoit les instructions de sa maison-mère, définit ses besoins en matière de couvertures locales, signe les polices locales et règle les primes correspondantes. C’est aussi elle qui déclare les sinistres locaux et en informe sa maison-mère.

Autre interlocuteur : le courtier maître. Il identifie et analyse les risques, négocie et met en place les garanties des programmes, donne des instructions à ses correspondants pour la mise en place des polices locales, coordonne l’ensemble du programme, émet les primes France et DIC/DIL, gère les sinistres en France et coordonne ceux à l’étranger.

Le courtier maître donne par ailleurs des instructions à son homologue en local. De son côté, le courtier local veille à la mise en place des polices locales et leur adéquation par rapport aux programmes. Il identifie et analyse également les besoins locaux avec la filiale, émet les primes locales, gère les sinistres locaux et rapporte au courtier maître.

Les courtiers interagissent avec les assureurs. L’assureur maître, d’abord. C’est lui qui tarifie les risques, émet les polices programmes, donne les instructions à l’assureur local, coordonne, avec l’assureur local, l’émission de polices locales, perçoit les primes France et DIC/DIL, coordonne les sinistres à l’étranger et tient informé le courtier maître.

De son côté, l’assureur local reçoit les instructions de l’assureur émetteur. Il émet les polices locales en adéquation avec les programmes, perçoit les primes locales, gère les sinistres locaux et informe l’assureur émetteur ainsi que le courtier local.

Structurer la démarche

Dernière étape essentielle à la mise en place d’un programme d’assurance à l’international : se doter d’outils adéquats qui aideront à structurer la démarche. Il est en effet recommandé de constituer une bibliothèque d’outils supports, dans laquelle les interlocuteurs internes, que ce soit au niveau de la maison-mère ou des filiales, et les interlocuteurs externes (intermédiaires ou assureurs) pourront piocher. Et ainsi fédérer l’ensemble des parties prenantes autour de ce projet.

Dans cette bibliothèque d’outils supports, on peut trouver tout d’abord des supports de communications. Comme par exemple un guideline d’assurance. A destination des différents correspondants internes, ce guideline comprend la présentation de la politique d’assurance du groupe, la synthèse des polices d’assurance du programme, les procédures à respecter et la liste des correspondants internes. On peut aussi trouver les fiches pays, qui résument les spécificités applicables dans chaque pays. Pour plus de simplicité, on peut les classer par thème (réglementation, obligation d’assurance, spécificités) et par points sensibles (risques naturels, politiques, humains). Enfin, autre support de communication pertinent à glisser dans cette bibliothèque d’outils supports : les fiches process. Celles-ci détaillent les procédures à suivre pour répondre aux questions les plus fréquentes (déclaration de sinistres, PCA, etc.).

Dans cette bibliothèque, l’entreprise peut aussi joindre des outils de reporting, et notamment des tableaux de consolidation. Ces derniers pourront ainsi aider à suivre les budgets d’assurances locales et master, en mentionnant les clés de répartition retenues, mais aussi les capitaux déclarés.

Elle peut également joindre des outils de suivi, comme des rapports de visites internes ou externes, un tableau de suivi de prévention ou encore un suivi du paiement des primes.